Toepasbare regels: lessons learned

Eén van de onderdelen van de Omgevingswet is het ontwikkelen van toepasbare regels. Lokale overheden hebben hiervoor een nieuw takenpakket op hun (overvolle) bordje gekregen. Ze zijn verantwoordelijk om een eigen stuk omgevingsloket in te richten aan de hand van toepasbare regels. Deze mogelijkheid tot maatwerk is natuurlijk heel fijn, maar in de praktijk blijkt dit lastiger dan gedacht. Er ontbreekt op veel plekken kennis over de inhoud, maar ook over hoe de taken organisatorisch op lange termijn te borgen. In dit artikel bespreken we enkele observaties en geleerde lessen vanuit de praktijk en beschrijven we hoe NCOD organisaties kan helpen.

Nieuwe taken, nieuwe uitdagingen

Lokale overheden kregen geen leeg loket in de schoot geworpen. De rijksoverheid heeft met de zogenaamde ‘bruidsschat’ geprobeerd een pakket toepasbare regels te leveren waar provincies, waterschappen en gemeenten zelf mee kunnen werken. Desondanks moet elke organisatie een groot deel nog zelf uitzoeken, met name hoe toepasbare regels een plek krijgen in de eigen structurele werkwijze. Omdat lokale overheden worden geacht dit zelf te doen, is er een verschil ontstaan in de ontwikkelpaden van de organisaties. Zulke verschillen ontstaan vanwege (gebrek aan) kennis, capaciteit, wijze van inbedding en het tempo van de transitie van de verordeningen en omgevingsplannen.

1. Kennis over toepasbare regels

Allereerst is er een ongelijkheid in het kennisniveau tussen overheden. Dit maakt het onderlinge gesprek lastiger; iedereen loopt op andere momenten tegen andere problemen aan. Daardoor zijn organisaties op zichzelf aangewezen. Op regionaal niveau zijn er wel steeds meer initiatieven om kennis uit te wisselen en samen te werken, zoals werkgroepen van de VNG, provinciale werkgroepen zoals van de Regionale Hulp Bij Omgevingswet (RHBO) in Utrecht en de DSO Community-website. Zulke regionale initiatieven hebben tot op zekere hoogte succes met het gelijktrekken van de onderlinge verhoudingen en het kennisniveau.

2. Inbedding en capaciteit

Ondanks zulke succesjes zien we nog steeds dat overheden moeite hebben met het structureel beleggen van toepasbare regels binnen de eigen organisatie. Zo valt het in regionaal verband op dat er geen eenduidigheid is tussen organisaties over wie de verantwoordelijkheid voor toepasbare regels moet krijgen en welke medewerkers welke kennis en vaardigheden moeten bezitten. Het is technisch, dus moeten functioneel beheerders op de hoogte zijn? Het is ook juridisch, dus moeten (plan)juristen altijd betrokken zijn? In hoeverre moet een adviseur dienstverlening betrokken worden? Is daar ook capaciteit voor?
Daarnaast is het niet altijd helder welk mandaat de verantwoordelijke medewerker(s) nodig hebben om aanpassingen aan toepasbare regels te doen zonder bestuurlijke besluitvorming. Ook mist er nog altijd een lijn in de rol van regelanalist in organisaties. Op dit moment zijn de taken van de regelanalist vaag en aan verandering onderhevig. Zeker in kleinere organisaties, waar een fulltime regelanalist niet nodig blijkt, wordt gezocht naar de ideale taakverdeling, de praktische invulling van de rol en de impact op de capaciteit.

3. Toepasbare regels als onderdeel van de planketen

Ook valt op dat er nog weinig goede voorbeelden zijn van hoe een werkwijze met bijbehorende processen voor toepasbare regels structureel geborgd kan worden in de organisatie. En welke randvoorwaarden daarvoor belangrijk zijn. Dat is voornamelijk van belang bij de integratie in trajecten voor verordeningen en omgevingsplannen (de zogenaamde ‘planketen’), waar grote verschillen zijn in hoe snel deze documenten gereed zullen zijn, en voor het inrichten van beheer en archivering.

Bij NCOD gaan we samen met de opdrachtgever op zoek naar de beste oplossing voor de organisatie. Dit doen we bijvoorbeeld vanuit een kwartiermakers functie, waarbij we in gesprek met medewerkers van de organisatie een gepaste werkwijze rond toepasbare regels ontwikkelen en implementeren.

Hoe helpen wij?

Met ervaringen bij verschillende overheden zorgen we bij NCOD ervoor dat we samen een werkwijze ontwikkelen die bij jouw organisatie past. Wij kunnen helpen bij:

1. Het bouwen en aanpassen van toepasbare regels;
2. Het analyseren van en adviseren over ambities van de organisatie en randvoorwaarden bij het vormen van de Omgevingsplanketen. Dit brengen we samen in organisatiespecifieke keuzes over bijvoorbeeld inbedding en beheer;
3. Het vormgeven van rollen en processen, inclusief een uitgebreide procesbeschrijving met werkafspraken, rolbeschrijvingen en ureninschatting;
4. Het opleiden en trainen van een expert toepasbare regels/regelanalist en andere medewerkers ten behoeve van de implementatie;
5. Het versterken van de dienstverlening binnen het fysieke domein.

Tijdens het traject hebben we niet alleen speciale aandacht voor de organisatiecontext, maar houden we ook zicht op andere ontwikkelingen in het werkveld en spelen daar op in. Samen met jouw organisatie zorgen we ervoor dat er een op maat gemaakte basis ligt om duurzaam te kunnen werken met toepasbare regels.