Hoe houd je controle over personele uitgaven? 

Het op orde krijgen en houden van de formatie en bezetting is voor veel organisaties een hele uitdaging. Welke uitgangspunten hanteer je, hoe leg je dit vast en hoe verhoog je het inzicht hierin voor het management?

Daaraan gekoppeld zijn de personele begroting en de personele uitgaven. Uitgaven van eigen personeel, maar ook van de externe inhuur. Dus samenwerking tussen salarisadministratie, HRM, financiën en concern-control zijn een must. Daarbij liggen de politieke verantwoordelijkheden ook nog eens gevoelig. Het college gaat over het aannemen van personeel en de uit te voeren taken, maar de gemeenteraad stelt de begroting vast. In deze complexe omgeving van belangen en verantwoordelijkheden hebben we bij diverse opdrachtgevers, in samenwerking met de verschillende stakeholders, een goed werkend systeem neergezet. 

Uniforme uitgangspunten 

Het is essentieel om een gemeenschappelijke taal te spreken en uniforme begrippen en uitgangspunten te hanteren. Dat klinkt heel logisch, maar financieel adviseurs en HR-adviseurs benaderen de problematiek elk vanuit hun eigen achtergrond Bij NCOD werken we nauw samen om deze uitgangspunten te definiëren: 

• Formatie: het aantal fte’s voor de organisatie, per afdeling en functie. 
• Bezetting: het aantal medewerkers in dienst per afdeling, teams en functie. 
• Begroting: kosten per formatieplaats op basis van functiewaardering en fte's.
• Realisatie: salarisuitgaven per medewerker in dienst. 

Besluitvorming en systeemintegratie 

Aanpassingen in de begroting en formatie vereisen besluiten van raad en college. Het is cruciaal dat deze uitgangspunten gehanteerd worden en dat systemen gelijktijdig worden bijgewerkt. Daarnaast moet ook een goed systeem worden opgezet voor externe inhuur en hoe die wordt gefinancierd. Bij NCOD streven we naar integratie van personeels- en financiële gegevens in één of maximaal twee systemen, waarbij het HRM-systeem leidend is. 

Managementinformatie en grip op uitgaven 

Het verstrekken van managementinformatie vereist goede afstemming tussen systemen. Het extrapoleren van gegevens en inzicht in toekomstige ontwikkelingen zijn essentieel voor het krijgen en behouden van controle over personele uitgaven. 

Standaardisatie en kostenbeheersing 

Voor organisaties waar we dit systeem hebben “neergezet” hanteren we een gestandaardiseerde aanpak voor personele begrotingen, waarbij het maximum van de functionele schaal als uitgangspunt wordt genomen. Daarnaast zijn geen extra bedragen begroot voor bijvoorbeeld reiskosten, gratificaties, wachtdiensten en onregelmatigheidstoeslag. Dit moet worden betaald uit de reguliere begroting. Overweging daarbij is, dat niet iedereen volgens het maximum van de schaal wordt betaald en dat eventuele tegenvallers door de manager zelf binnen zijn afdeling opgelost moeten worden. 

Conclusie

Het beheren van de formatie, bezetting en personele uitgaven vereist een gestructureerde aanpak en nauwe samenwerking tussen verschillende afdelingen. Strakke sturing op het proces is nodig. Om goed grip te krijgen en te houden op alle personele uitgaven, is het van belang dat de gegevens van zowel eigen medewerkers als externe inhuur eenduidig wordt vastgelegd. Bij NCOD streven we naar uniformiteit, integratie en kostenbeheersing om organisaties te helpen grip te krijgen en te houden op deze complexe materie. 

Interesse in meer?

Wil je meer weten over hoe je grip kunt krijgen op personele uitgaven? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We komen graag langs om te praten over jullie wensen en de mogelijkheden. Ook organiseren we workshops waarin we alle stakeholders kunnen informeren over het belang van juiste stuurinformatie.

Auteur: Evert, vakgroepleider en senior adviseur bij de vakgroep Personeel, salaris & rechtspositie