Innovatie in wetgeving: het creëren van harmonie in verandering 

De Nederlandse wet- en regelgeving heeft nog nooit eerder zo'n ingrijpende transformatie teweeggebracht in de manier waarop de overheid informatie behandelt en digitale diensten verleent. De bedoelingen zijn nobel: burgers beter informeren en het zakendoen met de overheid vereenvoudigen, met behoud van onze persoonlijke vrijheid. 

Maar, eerlijk is eerlijk, de veelheid aan regels vormt voor veel gemeenten een uitdaging. De complexiteit, onduidelijkheid en tegenstrijdigheden tussen verschillende wetten maken het er niet makkelijker op. Daarnaast schiet de uitvoerbaarheid nogal eens tekort. 

Bovendien, we hébben het al zo druk! Er is vaak onvoldoende capaciteit voor plotselinge implementaties, waardoor we ongeveer ieder half jaar in grote haast nieuwe programma's of projecten opzetten. We huren een programmamanager in en starten een nieuwe bewustwordingscampagne. Alles om maar op tijd klaar te zijn voor de voorgenomen ingangsdatum van de eerstvolgende wet. Die meestal ook nog drie of vier keer verschuift. En onze arme collega’s, die riolen willen beheren of beleid willen maken om schooluitval te voorkomen, die bedelven we onder weer een nieuwe regel, tool, of ‘houding en gedrag’. Met grote regelmoeheid tot gevolg. 

Kan het anders? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat nieuwe ontwikkelingen niet als disruptief worden ervaren, maar juist als versterking van onze ambities? 

Inzicht in de complexiteit 

Als we kijken naar de wetgeving, zien we dat deze zich grofweg laat indelen in de thema's 'Transparantie en openbaarheid', 'Dienstverlening' en 'Informatieveiligheid, privacy en ethiek'. Hoe kunnen we deze wetten integreren zonder dat dit enorme verstoringen veroorzaakt, maar ook zonder grote juridische of politieke risico's? 

Wij geloven dat het zinvol is om onderscheid te maken tussen 'wat moet je hebben?' en 'wat moet je doen?' Aan de ene kant zijn bepaalde structurele elementen van belang, zoals procesgericht en portfoliogericht werken. Aan de andere kant is het cruciaal dat medewerkers zich gesteund voelen, weten wat ze doen en nieuwe wetgeving niet ervaren als een last, maar als een kans. 

Wat moet je hebben? 

Op het gebied van structuur zijn er enkele essentiële bouwstenen, met name op het gebied van bedrijfsvoering. Ons advies: 

1. Procesgericht werken: koppel informatie aan specifieke processen voor gemakkelijke toegang en ingebedde openbaarmaking. 
2. Proceseigenaar: wijs per proces een verantwoordelijke aan voor coördinatie en monitoring van de implementatie van informatiewetten. Dit zorgt voor een duidelijke verantwoordelijkheidsstructuur. 
3. Verantwoordelijkheid: leg de verantwoordelijkheid voor werkprocessen laag in de organisatie om medewerkers te motiveren. Dit zorgt voor openbaarheid en vertrouwen. 
4. Portfoliotafel: implementeer een gestroomlijnde overlegstructuur en een portfolio-aanpak voor prioritering en voortgangsbewaking, met multidisciplinaire vertegenwoordiging voor brede acceptatie binnen de organisatie. 

Wat moet je doen?  

Maar structuur alleen is niet genoeg. Minstens zo belangrijk is hoe mensen werken. Het is essentieel dat er eigenaarschap wordt genomen, dat medewerkers worden opgeleid en dat er aandacht is voor de cultuur binnen de organisatie.  

1. Wie trekt de kar?  
   Nieuwe wetten worden vaak laat opgepikt en opgepakt in gemeenten, met name vanwege gebrek aan overzicht of desinteresse in de rest van de organisatie. Informatiewetten hebben een brede impact op beleid, processen, technologie en houding, waardoor een duidelijke kartrekker ontbreekt. Denk maar eens aan de Wet open overheid of de Wmebv, dit ligt binnen gemeenten vaak bij verschillende afdelingen. Vroeg eigenaarschap is cruciaal voor soepele integratie in de lopende werkprocessen. 
2. Competenties en vaardigheden van medewerkers 
   Medewerkers moeten worden uitgerust met digitale en analytische vaardigheden voor de uitvoering van informatiewetten. Grote hoeveelheden informatie moeten snel en nauwkeurig worden beoordeeld, verwerkt en geordend. Niet iedereen is hiertoe in staat. Zeker voor de nieuwe generatie ambtenaren liggen hier uitdagingen. Een veel voorkomend misverstand is dat zij een stuk digivaardiger zijn dan de ‘patatgeneratie’ (1970-1985), maar niets is minder waar. NCOD biedt workshops over digitale inclusie om de diverse behoeften van medewerkers te adresseren. 
3. Voor wie doen we het? 
   De focus van veel programmamanagement ligt niet alleen op technologische oplossingen, maar ook op het verbeteren van de relatie tussen de overheid en burgers. Elke medewerker draagt bij aan een sterke overheid en moet zich bewust zijn van haar verantwoordelijkheid naar inwoners en ondernemers.
4. Inbedden in lopende en nieuwe projecten 
   De wetgeving rondom informatie is best op orde met wetten als de Archiefwet, AVG en de Woo. De uitdaging zit vooral in het operationeel maken van deze wetten. Samenwerking op interdisciplinair niveau is essentieel om informatiewetgeving operationeel te maken. De juristen samen met de consulenten en de ICT’ers met de bestuurders. Een integrale aanpak bij de implementatie van nieuwe wetgeving voorkomt dat het slechts een tijdelijke hype wordt. 

Het model van NCOD

NCOD heeft een model ontwikkeld om met dit inzicht daadwerkelijk aan de slag te gaan. We hebben adviseurs met kennis van de verschillende beleidsterreinen beschikbaar om te ondersteunen bij dit proces.

Auteur: Feline Gillesen, adviseur Digitalisering & informatiemanagement